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Come organizzare un meeting online di successo

woman using virtual reality goggles
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Devi organizzare una riunione online ma non sai da dove cominciare? A cosa bisogna fare attenzione? In questo post ti darò le informazioni essenziali che ti occorrono per organizzare un meeting online di successo.

Meeting online: una nuova realtà

È già passato quasi un anno da quando il coronvirus ci ha fatto capire che la nostra realtà può cambiare da un momento all’altro. Abbiamo dovuto cambiare la nostra quotidianità e aprire ulteriormente le porte al processo di digitalizzazione nelle scuole (attraverso la DAD) e negli ambienti lavorativi tramite il lavoro in remoto. Le riunioni online sono le protagoniste indiscusse di questa nuova modalità comunicativa. Che sia per motivi privati o professionali, infatti, il meeting virtuale è spesso considerato lo strumento “ponte”, necessario per la risoluzione di qualsiasi problema. Ma cosa abbiamo imparato dopo un anno? Sappiamo davvero partecipare e organizzare una riunione online?

La realtà è che il mondo virtuale è molto complicato e non di rado capita di sentirsi persi. Come mantenere viva l’attenzione dei partecipanti? Devo invitare tutti in una riunione di lunga durata? Oppure mi conviene “frammentare” i concetti in più riunioni di breve durata? Queste sono alcune delle domande che spesso balzano nella testa di chi deve organizzare un incontro online.

Partire con il piede giusto è la chiave del successo! Ecco i punti fondamentali a cui bisogna fare attenzione.

1) Mondo virtuale e mondo reale sono differenti

Tutti sappiamo che essere seduti di fronte ad un computer non è paragonabile al clima da ufficio. Tuttavia, quando ci si ritrova ad affrontare delle problematiche, ci si aspetta di dover (e poter) interagire con gli altri esattamente con le stesse tempistiche e modalità. Aspettarsi e cercare di ottenere lo stesso tipo di interazione con le persone che si conoscono è un errore molto comune.

Hai difficoltà ad interagire con i collegi da quando sei in smartworking? Oppure non riesci a coinvolgere il tuo team cosi come vorresti? Azzera tutto! Lavorare in remoto NON significa trasferire abitudini lavorative del mondo reale in quello virtuale.

Il lavoro in remoto continua ad essere per molti un nuovo mondo, con cui bisogna imparare a famigliarizzare. La gestione ed organizzazione dei meeting online sono una diretta conseguenza della capacità di attuare strategie nuove e adattabili unicamente nella sfera virtuale.

2) Riunioni online: sono sempre necessarie?

I meeting online sopperiscono all’impossibilità di spostamento. Indipendentemente dalla pandemia che ci ha colpiti, infatti, il digitale ha facilitato le collaborazioni a livello internazionale e abbattuto i costi per i viaggi. Considerando ciò, molte realtà lavorative utilizzano il mezzo delle riunioni online senza pensarci due volte; in fin dei conti hanno un “costo minimo” pari all’ abbonamento del tool da utilizzare.

Ne siamo sicuri? Ci stiamo forse dimenticando qualcosa? Ebbene si, stiamo dimenticando di calcolare quanto ci costano le riunioni online in termini di tempo. Quante ore passiamo in media in riunioni nell’arco di un mese? Quante attività riusciamo a portare a termine? Quante invece sono ancora sulla scrivania in attesa di essere concluse?

Fai un rapido calcolo per valutare un corretto equilibrio fra ore impiegate in meeting vs le ore che hai bisogno per terminare i progetti ancora aperti.

In questi post (QUI) ti ho parlato di alcuni tool online da utilizzare per calcolare l’impatti economico delle riunioni.

3) Durata delle riunioni online

È ben noto che il livello di attenzione ha un lasso di tempo variabile nel corso della giornata; esso, inoltre, è fortemente influenzato dall’ambiente esterno e dal ritmo circadiano (QUI per approfondire). Ma come cambia il livello di attenzione in risposta all’utilizzo degli strumenti tecnologici? Sebbene dal punto di vista scientifico la domanda sia ancora senza risposta, è ragionevole considerare che ridurre al minimo il tempo delle riunioni (15-20 minuti al massimo) consente di ottenere un maggior focus dei partecipanti, in quanto:

  • Non c’ è tempo per le chiacchiere: in un tempo minimo vengono discusse solo ed esclusivamente informazioni importanti per il gruppo
  • C’è una ridotta possibilità di annoiarsi: un meeting corto per essere funzionale deve essere ben strutturato

4) Chi far partecipare ai meeting?

Valutare attentamente chi far partecipare in un meeting è essenziale. Non sempre, infatti, quantità corrisponde a qualità, soprattutto nel mondo virtuale. Invita soltanto le persone che possono dare un contributo oggettivo e di valore all’ argomento che verrà affrontato.

Per tutti coloro che hanno la funzione da “ascoltatore”, cioè per tutti coloro che non sono direttamente coinvolti ma devono semplicemente essere informati, riassumi i punti essenziali tramite email.

In questo modo:

  • Le persone partecipanti alla riunione sono attivamente coinvolte e tenderanno a distrarsi di meno
  • L’ email informativa si trasforma in un vero e proprio verbale da cui partire per il meeting successivo.

5) Delinea e condividi un processo chiaro e definito

Arrivati a questo punto definisci un processo chiaro e definito che di mantenere il controllo della situazione durante l’incontro.

Definire un “processo di riunione” può essere per molti un concetto nuovo. Con processo di riunione si intendono, infatti, gli steps che delineano le modalità di interazione delle persone e che completa la classica agenda.

Ecco i punti da prendere in considerazione per definire un processo di riunione:

  • Quanto tempo ha a disposizione ogni partecipante per esprimere le proprie idee?
  • Quando è possibile intervenire? Sempre? O esclusivamente nel passaggio fra un argomento e un altro?
  • Definizione di regole tecniche: videocamera accesa o spenta?
  • È possibile utilizzare la chat di gruppo durante il meeting?

Questi sono solo alcuni degli aspetti che potresti proporre al tuo gruppo di lavoro.

Cosa aspetti? Trasforma le tue riunioni in un momento di scambio piacevole e di valore! 🙂

Riunioni online: idee e strategie da condividere

Ho avuto il piacere di approfondire la tematica delle riunione online insieme a Cristina Volpi e Paola Uslenghi del magazine di coaching online Coachingzone.

In particolare, abbiamo organizzato 2 puntate in cui ci siamo focalizzate su due aspetti diversi:

  1. Partecipare alle riunioni online: in cui abbiamo analizzato le diverse modalità di interazione virtuale durante i meeting. Come cambia il livello di comunicazione? Quanto influiscono i dettagli (come l’uso del. background) nelle relazioni interpersonali con i colleghi? QUI il link

2. Organizzare riunioni online: metodi e strategie per mantenere in piedi obiettivi e relazioni QUI il link per approfondire

Hai domande? Quali sono gli aspetti positivi e negativi delle riunioni online? Condividi con noi le tue idee! Scrivimi a info@metodiestrategie.com

Alla prossima!

Maria

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Università e lavoro: mondi a confronto

Qual’è la differenza fra mondo accademico e quello aziendale? Finiti gli studi ci si sente persi. Se anche tu sei al termine del tuo percorso universitario e vuoi lavorare in azienda, sei nel posto giusto! In questo blog post – intervista scoprirai informazioni utili per la tua carriera! Università e carriera: mondi a confronto

Panico post-universitario

Ricordo come se fosse ieri il mio primo giorno all’università. Ero emozionata, curiosa di vivermi una delle esperienze più belli della vita. Ho sempre adorato biologia e così come tutte le matricole di ogni anno e di ogni facoltà, ero pronta a lavorare sodo. L’ho fatto, ho studiato e lavorato duramente per poter arrivare al tanto ambito traguardo. Ero focalizzata solo su questo: raggiungere la meta il prima possibile.

Ma cosa è successo una volta terminato questo percorco? Mi sono sentita completamente persa! Se stai leggendo questo post e se anche tu sei alla fine del tuo percorso accademico, credo proprio tu sappia di che cosa sto parlando.

Si tratta di una sensazione strana, difficilmente definibile e che ad un certo punto fa esplodere nel cervello un’unica domanda: “E adesso???!?!?!”

Il panico post-universitario è uno step di vita molto più comune di quanto si pensi, purtroppo però se ne parla ancora troppo poco.

Ho vissuto questa stranissima sensazione 2 volte: quando mi sono laureata e quando ho finito il dottorato di ricerca. Età diverse, nazioni diverse….ovviamente ho affrontato questi 2 momenti di vita in modo diverso fatta eccezione per un unico punto: il confronto con gli altri. Chiedere ed ascoltare chi ci è passato prima di noi aiuta!

Se sei capitato sul mio blog (e in particolare su questo post) è perchè anche tu sei alla fine del tuo percorso universitario ed anche tu vuoi dare una risposta alla domanda….”E adesso!?!?!?”

Il confronto

Il confronto e la condivisione di esperienze che possano essere utili anche agli altri, sono i punti essenziali che mi hanno indotto ad aprire questo blog e lo show podcast (QUI il link dello show di Metodi&Strategie su Spotify).

Incominciare? Proseguire? Terminare il percorso accademico? Gli studenti vengono spesso lasciati soli nelle decisioni. L’università, il mondo della ricerca e quello del lavoro sono 3 ambienti completamente disconnessi gli uni dagli altri.

Fortunatamente negli ultimi anni le cose stanno incominciando a cambiare grazie a realtà come quella di Find your doctor e dei nuovi programmi di dottorato internazionali Marie Curie .

L’intervista

All’interno dello show podcast di Metodi&Strategie trovi interviste a persone che hanno deciso di fare un dottorato dopo la laurea e altre che hanno deciso di interrompere il loro percorso accademico. C’è chi invece è voluto rimanere in ricerca.

Protagonista dell’intervista di oggi è il giovane Alessandro Attanasi, Product Manager PTV-Optima @ PTV-SISTeMA. Una bella chiacchierata, in cui analizziamo le grosse differenze fra il mondo accademico e quello aziendale.

Se anche tu sei alla fine della tua carriera universitaria, sono sicura che questa puntata ti sarà molto utile.

Cuffie alle orecchie e passa qualche minuto in nostra compagnia! DI seguito, l’intervista (che puoi anche ascoltare su Spotify QUI) e i punti che abbiamo discusso

Ascolta l’intervista!

Punti discussi nell’intervista:

  • Cosa fa un manger aziendale
  • Quale formazione avere per diventare manager
  • Skills da acquisire per entrare a lavorare in azienda
  • L’importanza di seguire corsi formativi online

Find your Doctor: una realtà italiana

Se hai ascoltato l’intervista, avrai sicuramente toccato anche tu con mano quanto il distacco fra mondo accademico e aziendale abbia conseguenze negative per la società.

Come ti accennavo in precedenza, fortunatamente le cose stanno cambiando grazie a realtà come quella di Find Your Doctor.

Che cos’è Find Your Doctor? Scoprilo anche tu!

N.B: Per quanto riguarda l’importanza di seguire corsi formativi online, ho fatto un blog post dedicato in cui ho approfondito l’argomento. QUI puoi trovare una serie di piattaforme da cui incominciare! 🙂

Bene, come sempre fammi sapere se ci sono domande! Io intanto ti invito a iscriverti al blog: sto creando una “libreria virtuale” con approfondimenti consultabili solo per gli iscritti!

Ci sono informazioni che vorresti trovare nella libreria? Fammi sapere contattandomi tramite la mia pagina facebook, oppure scrivimi a info@metodiestrategie.com

A presto!

Maria

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Organizzazione e gestione del tempo

Vuoi fare delle cose importanti per te ma non hai tempo per farle? Quante volte ti sei sentito stressato perchè il tempo ti è volato più velocemente del solito e non hai concluso ciò che avevi in mente?

Se ti trovi in questo tipo di situazioni, sei nel posto giusto, oggi parliamo di gestione del tempo nell’era del digitale! 🙂 Possono gli strumenti digitali aiutarci nella gestione del tempo? Oppure ci fanno solo perdere tempo?

Benvenuto alla terza puntata podcast della rubrica: “Connettiamoci con il futuro”, in collaborazione con la giovane freelancer Melinda del blog “Il quadernino”.

Come sempre, eccoti la registrazione della nostra chiacchierata! La puoi ascoltare direttamente qui dal blog oppure su spotify! 🙂

Connettiamoci con il Fututo P03

La gestione del tempo è un argomento molto interessante ma anche molto ampio. In questo blogpost troverai approfondimenti relativi alla chiacchierata fatta con Melinda.

1_ Organizzazione del tempo……da dove incominciare?

Il tempo vola e forse fin troppo spesso le cose ti scappano di mano. Ecco che ti vesti, bevi il tuo buon caffè, i soliti appuntamenti di lavoro, il pranzo con i colleghi, oppure a casa con i bambini, qualche altro impegno pomeridiano…..ed è già seraaa!!! Quante cose avresti voluto fare oggi ma che non hai potuto portare a termine per “mancanza di tempo”?

Ma se ti chiedessi: cosa hai fatto oggi? Come mai oggi non sei stato in grado di terminare le attività che avresti voluto? …Cosa mi risponderesti? Saresti in grado di darmi una risposta esausitiva?

Molto probabilmente no, altrimenti non saresti qui a leggere questo post 😉

Ti capisco, ci sono passata anche io e comprendo il senso di frustrazione e di stress che si prova in certe situazioni.

Ho conquistato la serenità da quando ho incominciato ad organizzare il mio tempo. Un concetto molto particolare che ho imparato a concepire da quando sono arrivata qui in Germania. Fino a quel momento non avevo mai fatto corsi di time management e il mio primo approccio a questo argomento nasce dopo aver visto questo cartello (sotto ti ho scritto la traduzione 😉 ) :

L'autobus arriverà con 3 minuti in anticipo

Il cartello dice sostanzialmente :” Da lunedi, 17 Marzo 2014, la linia 8800 in direzione Bergadorf, passerà con 3 minuti in anticipo.

Devo dirti che questo avviso mi ha fatto riflettere molto. A primo impatto la reazione è stata “3 minuti?!? Ma dai, cosa sono poi 3 minuti…che esagerazione!!”. Poi però mi sono detta: ma 3 minuti sono OGGETTIVAMENTE 3 minuti.

Riflessioni: perchè non calcolare “i tempi morti” fra un’attività e un’altra? Quanto tempo ti serve oggettivamente per svolgere un determinato compito?

Ognuno di noi ha a disposizione 24h, c’è chi le sa sfruttare e chi no.

Affinchè tu possa trovare il tempo per svolgere le tue attività e per poter fare ciò che ti piace, devi innanzitutto cambiare il tuo mindset cioè il tuo modo di pensare.

Il tempo ha un valore e una volta perso non lo potrai mai più avere indietro!

2_Impara ad essere consapevole!

Prova ad essere innanzitutto obiettivo con te stesso. Non hai tempo di fare questo o quello….ma quante volte sprechi il tempo che hai a disposizione facendo cose solo perchè trascinato dal momento? Essere spontanei è una bellissima cosa, ma spesso dietro questa voglia di “vivere per forza il momento” c’è molta inconsapevolezza.

Si buttano vie ore e giornate rincorrendo situazioni che alla fine fine non portano ad un bel nulla. La domande è: ne vale la pena?

Imparare ad essere consapevoli del tempo che si sta investendo è assolutamemnte indispensabile.

3_Organizzazione del tempo e l’uso del calendario

Usi il calendario? Per che cosa? Solo per gli appuntamenti dal medico o di lavoro?

Molte volte siamo abituati ad utilizzare il calendario per segnare appuntamenti ed eventi “extra”. Ma perchè non usarlo per pianificare in anticipo quello che dobbiamo fare?

Per questo tipo di approccio puoi usare sia un caledario cartaceo, che digitale. Come ti abbiamo già detto nella prima puntata di “Connettiamoci con il futuro” (QUI il link) esistono molti tool digitali che possono aiutare. Fra questi c’è sicuramente google calendario, semplice, intuitivo e soprattutto gratuito.

Il metodo che ti propongo si chiama “metodo a blocchi” e arriva dall’oltreoceano (QUI il link per approfondire l’argomento).

L’idea di base è quella di suddividere le attività che bisogna fare in “blocchi” (come studio, lavoro, etc) e di calendarizzare ognuno di essi in uno specifico arco di tempo della giornata. Ad ogni blocco viene associato un colore e ciò ti permetterà di vedere molto facilemente quanto tempo dedichi ad ogni attività.

Ci sono tante varianti nell’uso di questo metodo e all’inizio potrebbe sembrarti il tutto più complicato di quello che è in realtà.

Nel link che ti ho lasciato troverai l’approfondimento su questo argomento e in questo post il mio obiettivo è farti vedere come lo uso io e come mi ha aiutato. Ecco un esempio molto esaustivo e semplificato di come programmo la mia settimana con questo metodo:

Time blocking

Innanzittutto io NON scrivo nel calendario TUTTO ciò che faccio e le singole attività. Lavorando otto ore al giorno, avevo sempre l’impressione di non avere tempo per altro. Il calendario, oggettivamente, mi dice altro. Da qaundo ho incominicato ad utilizzare questo metodo mi sono resa conto di avere “per magia” altre ore a disposizione!

Come mai? Con questo metodo non farai la scoperta dell’acqua calda ma ti aiuta a capire qual’è la differenza fra la PERCEZIONE del tempo che hai a disposizione rispetto a quello che hai OGGETTIVAMENTE.

Come ti accennavo, ci sono molti modi per usare questa metodologia, infatti si può stratificare questo concetto a più livelli. Nel corso degli anni ho adattato questa metodologia durante il dottorato (quando sei tu a dover decidere cosa e quando fare) e ora che lavoro a tempo pieno (quando la tua giornata ruota attorno gli orari lavorativi).

Ecco i vantaggi che ho trovato con questo metodo:

Caso 1: Da studente

  • Inizio e fine del momento di studio: essere studenti universitari significa spesso dedicarsi 100% al proprio percorso universitario. La mente non è mai in riposo e questo a lungo termine può diventare un grosso problema. Bloccare sul caledario un arco di tempo traccia una linea netta che consente di dedicarsi a se stessi e libera da inutili sensi di colpa
  • Aiuta la concentrazione: il metodo dei blocchi incoraggia a pianificare attività piacevoli al di là dello studio. Ciò rimanda a qualcosa di positivo da dover compiere per te stesso. In questa ottica sarà più facile per te focalizzare la tua attenzione in un arco di tempo prestabilito
  • Hai facilmete una visuale di insieme: con questo metodo puoi facilemente controllare a quale materia/esame hai dedicato più tempo ed eventualmente cambiare i tuoi ritmi. In questo modo potrai migliorare la QUALITA’ delle ore di studio senza necessariamente intaccarne la QUANTITA’ totale nell’arco della settimana.

Caso 2: Da lavoratore

  • Il lavoro è il lavoro, la vita è la vita! Il metodo dei blocchi ti aiuta ad analizzare il tempo che oggettivamente hai al di là del lavoro. Tutto ciò ti darà un senso di libertà e il lavoro ti sembrerà sicuramente meno opprimente: sei tu a decidere per te!
  • Hai modo di rivedere e riaddattare le tue abitudini. Siamo intraprendiamo le nostre azioni quotidiane (l’ora in cui ci alziamo, quando e cosa mangiamo) in modo meccanico, senza rendercene conto. Alcune abitudini possono essere in contrasto con le fasi di vita che stiamo vivendo. Pianificare in anticipo permette di dare vita a nuove abitudini che aiuteranno a ridurre lo stress (QUI il link per approfondire)

Bene, noi speriamo che con questo metodo tu abbia trovato un modo semplice ed alteranativo per aiutarti con la gestione ed organizzazione del tempo anche grazie ai tool digitali (QUI il link in cui parliamo dei vantaggi dei tool digitali)

Questo è solo un piccolo esempio pratico di come poter migliorare la propria giornata con poco. Cosi come ti abbiamo raccontato nella prima puntata della nostra rubrica “Connettiamoci con il futuro” il digitale è qui per rimanere. Sta a noi conoscerlo ed usarlo a nostro vantaggio 🙂

Torneremo sicuramente a parlare su questa piattaforma di gestione del tempo!

Intanto io e Melinda ti aspettiamo sulle pagine facebook di “Metodi&Strategie” e de “Il quadernino“

Ciao e alla prossima Puntata! 🙂

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PhD and Management consulting

Would you like to do Management consulting but you do not know where to start? Is a PhD degree necessarily to work in a company as a consult? What are the main skill required in this profession?

Welcome to another episode of Methods&Strategies podcast! Guest of this episode is Nicole Ostrowsiki, a young professional woman working as a consultant. 

One of the most beautiful aspects of doing research is to meet people coming from overall the world. Sometimes something magical happens: people know each other even if they never met before. It is exactly what happens to me and Nicole. We meet in Germany, in the big guest house of Helmholtz Zentrum Geesthacht together with Chamini Mendis.

Now we are in different countries and we are doing different jobs. Chamini works as a reader in metallurgy by the Brunel Centre for Advanced Solidification Technology (BCAST ) in London (England), while Nicole works as a consult Consultant at Highmark Health in Pennsylvania (USA)

Besides that, the relationship between us is such that both Chamini and Nicole accepted enthusiastic to do a podcast interview. In the episode 8 “The internal driving force of doing research” , Chamini shared with us her experience as a researcher. Nicole decided to leave research and to the a career in a company doing management consulting. In this interview she explains to us what a management consultant does and the important skills to acquire in order to be successful.

Here some points discussed during the interview:

  • Difference between university organization in  Europe and America
  • Importance of a PhD degree and working position in a company
  • Experience as a PhD student in Germany
  • The job situation in America for foreigners

…and much more! 

                            Listen here the interview!

 

                                                     Music: https://www.purple-planet.com

Useful link:

As Nicole explained in the interview, she arrived in Germany thanks to a fellowship. If you are looking for experience outside USA, here the link of the Whitaker International Program.

Are you a PhD student? Postdoc? Would you like to start a new career outside research and you are looking for new challenges? Show up, use your voice and participate to the Methods&Strategies Project!  

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