Come organizzare i file digitali

Hai il computer pieno di file e non sai come organizzare al meglio la tua documentazione digitale? Sei nel posto giusto! In questo post ti darò i consigli che ti servono per organizzare in modo efficace i tuoi file digitali. Ottimi consigli per migliorare l’efficacia nei Teams!

Perché organizzare i file digitali

L´ambiente che ci circonda influenza inequivocabilmente la capacità di concentrazione. Un ambiente disordinato è molto spesso lo specchio di una mente disordinata. Lavorare in un luogo ordinato permette di massimizzare l´efficienze e di evitare inutili fonti di distrazioni.

Molto spesso questo discorso viene applicato unicamente ai luoghi fisici. La scrivania, l’armadio, la libreria…peccato che la maggior parte degli strumenti che utilizziamo per il lavoro e lo studio siano in formato digitale, quindi unicamente fruibili tramite il computer.

Le cartelle e il desktop del computer sono spesso piene di documenti che non ricordiamo neanche di avere; lavoro da remoto e didattica a distanza hanno ulteriormente aumentato la mole di materiale digitale.

I documenti digitali non si possono toccare, non hanno uno spazio fisico ma hanno un peso rilevante sulla nostra mente. Quante volte hai pensato: “In quale cartella ho salvato l’ultima versione del…” oppure “Dove è andata a finire la cartella con tutti i documenti”? o peggio ancora “Avevo salvato tutto sul desktop…ma perché non trovo mai nulla?”.

In questo post andremo nel dettaglio e ti darò consigli utili e pratici per l´organizzazione dei file digitali ed essere più efficiente.

Incominciamo! 🙂

1_Desktop organizzato

Cosa fai normalmente quando devi fare pulizia in una stanza? Come prima cosa ti liberi di tutto ciò che non ti occorre e crei spazio. Fai la stessa cosa con il desktop.

Come primo step crea una cartella “Desktop” e inserisci all’interno tutto ciò che è sparso qua e là sullo schermo. Non pensare a ciò che ti serve o no! Un semplice drag and drop!

Usa il desktop come “lavagna virtuale”

Adesso che hai liberato il tuo desktop , il tuo compito sarà quello di mantenerlo tale! Hai mai pensato di utilizzare il desktop come una lavagna virtuale?

Ebbene si, con un po di fantasia puoi trasformare il desktop in una lavagna su cui muovere dei post it. Basta creare con uno sfondo congeniale alle tue esigenze e che ti aiuti a mantenere i tuoi documenti in modo ordinato.

Eccoti, ad esmpio, lo sfondo che ho creato per il mio desktop:

I blocchi “To Do” e “Info” sono a loro volta divisi in 2 parti. La sezione più piccola è dedicata ai collegamenti delle cartelle, quella più larga ai file che saranno inseriti all’interno delle cartelle presenti sul desktop.

Le sezioni contengono, quindi, documenti che devono essere liberati in un arco definito di tempo. Oltre ai file è molto utile utilizzare le note memo, (veri e propri post it virtuali) da spostare facilmente da una parte all’altra della lavagna virtuale una volta completato il task a cui si riferiscono.

2_Un posto per ogni cosa, ogni cosa a suo posto

Sai cosa devi fare ogni giorno, quali sono i tuoi compiti lavorativi, le lezioni che devi seguire. Suddividi le tue mansioni in macroargomenti e assegna loro una cartella.

Es. Sei uno studente universitario? Parti con la creazione della cartella “Università”; sei un giovane imprenditore? Crea la cartella “Progetti”. L’idea di base è quella di costruire un sistema “ad albero” che parte da una punta e che si dirama sempre di più secondo un criterio logico. Ogni diramazione corrisponde ad una sottocartella.

Ecco un modello da cui prendere ispirazione:

3_Assegnazione dei nomi

Ogni file deve avere un nome specifico. Immagina di assegnare un nome comprensibile non solo a te ma anche ad altre persone. Un errore comune, infatti, è quello di creare un nome che non sia coerente con il contenuto del file. “Tanto me ne ricordo” è quel meccanismo mentale che induce all’errore.

La verità è che dietro alla svogliatezze che accomuna un po’ tutti, rimane la questione: come nominare un file digitale?

Il “trucco” ( se così lo vogliamo definire) sta nella creazione di un modello di riferimento, definire cioè quali sono gli elementi che andranno a comporre il titolo da assegnare ad ogni singolo file.

Eccone un esempio:

Il modello che vedi schematizzato nell’immagine è costituito da 3 elementi principali ognuno corrispondente ad una precisa informazione. Partendo dalla data il computer ordinerà i file in modo automatico e ti sarà quindi molto facile ritrovare il tuo documento. Ovviamente questo modello funziona solo se scrivi la data partendo dall’anno e non dal giorno!

Quando funziona questo modello

Ovviamente ognuno di noi ha il proprio modo di organizzare i propri pensieri, quindi l’esempio che ti ho descritto è solo uno spunto da cui partire per realizzare il TUO modello.

L’utilizzo delle date é, tuttavia, molto comune ed utilizzandolo da tanti anni ti posso dire che funzione molto bene quando hai tanti file appartenenti alla stessa categoria e a cui devi appartare poco o nulle modifiche: dati sperimentali grezzi, immagini, verbali delle riunioni.

Evita invece di scrivere la data nel caso tu stia lavorando alle diverse versioni di uno stesso file.

4_File da archiviare vs file da modificare

Fai una netta distinzione fra i file che devi archiviare da quelli che devi utilizzare. Così come accade per una libreria fisica, sposta “fuori dalla tua vista” tutti i file e i documenti che non ti servono nel breve arco di tempo.

Crea una cartella “File da archiviare”, un bel drag and drop di tutti i documenti inutili e via!

5-Migrazione file digitali su una applicazione

Hai mai pensato di lavorare utilizzando un’unica applicazione invece di creare singoli file?? Facendo un parallelo con il mondo “cartaceo” significa semplicemente lavorare su un unico quaderno invece di lavorare su fogli sparsi qua e là :-).

Oggi per fortuna ci sono tantissimi tool digitali (gratuiti!!!) che ti possono aiutare! QUI un blog post in cui ti ho approfondito l’argomento.

Se sei uno studente universitario e hai bisognio di un confronto più diretto, guarda l´ultima intervista chiacchierata fatta con Melinda Fiorino del blog Il quadernino! 🙂 Melinda è una giovane freelance e studente universitaria che come te, sta seguendo l´Università interamente da remoto (QUI un articolo in cui ci parla della sua esperienza).

Insieme a Melinda abbiamo ideato un piccolo format chiamato “Pillole di studio”; piccoli video di 10 minuti in cui ci siamo confrontate su tematiche legate allo studio online. In questa prima puntata abbiamo ulteriormente approfondito la tematica dell´organizzazione dei file digitali.