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Organizzazione e gestione del tempo

Organizzazione e gestione del tempo

Vuoi fare delle cose importanti per te ma non hai tempo per farle? Quante volte ti sei sentito stressato perchè il tempo ti è volato più velocemente del solito e non hai concluso ciò che avevi in mente?

Se ti trovi in questo tipo di situazioni, sei nel posto giusto, oggi parliamo di gestione del tempo nell’era del digitale! 🙂 Possono gli strumenti digitali aiutarci nella gestione del tempo? Oppure ci fanno solo perdere tempo?

Benvenuto alla terza puntata podcast della rubrica: “Connettiamoci con il futuro”, in collaborazione con la giovane freelancer Melinda del blog “Il quadernino”.

Come sempre, eccoti la registrazione della nostra chiacchierata! La puoi ascoltare direttamente qui dal blog oppure su spotify! 🙂

Connettiamoci con il Fututo P03

La gestione del tempo è un argomento molto interessante ma anche molto ampio. In questo blogpost troverai approfondimenti relativi alla chiacchierata fatta con Melinda.

1_ Organizzazione del tempo……da dove incominciare?

Il tempo vola e forse fin troppo spesso le cose ti scappano di mano. Ecco che ti vesti, bevi il tuo buon caffè, i soliti appuntamenti di lavoro, il pranzo con i colleghi, oppure a casa con i bambini, qualche altro impegno pomeridiano…..ed è già seraaa!!! Quante cose avresti voluto fare oggi ma che non hai potuto portare a termine per “mancanza di tempo”?

Ma se ti chiedessi: cosa hai fatto oggi? Come mai oggi non sei stato in grado di terminare le attività che avresti voluto? …Cosa mi risponderesti? Saresti in grado di darmi una risposta esausitiva?

Molto probabilmente no, altrimenti non saresti qui a leggere questo post 😉

Ti capisco, ci sono passata anche io e comprendo il senso di frustrazione e di stress che si prova in certe situazioni.

Ho conquistato la serenità da quando ho incominciato ad organizzare il mio tempo. Un concetto molto particolare che ho imparato a concepire da quando sono arrivata qui in Germania. Fino a quel momento non avevo mai fatto corsi di time management e il mio primo approccio a questo argomento nasce dopo aver visto questo cartello (sotto ti ho scritto la traduzione 😉 ) :

L'autobus arriverà con 3 minuti in anticipo

Il cartello dice sostanzialmente :” Da lunedi, 17 Marzo 2014, la linia 8800 in direzione Bergadorf, passerà con 3 minuti in anticipo.

Devo dirti che questo avviso mi ha fatto riflettere molto. A primo impatto la reazione è stata “3 minuti?!? Ma dai, cosa sono poi 3 minuti…che esagerazione!!”. Poi però mi sono detta: ma 3 minuti sono OGGETTIVAMENTE 3 minuti.

Riflessioni: perchè non calcolare “i tempi morti” fra un’attività e un’altra? Quanto tempo ti serve oggettivamente per svolgere un determinato compito?

Ognuno di noi ha a disposizione 24h, c’è chi le sa sfruttare e chi no.

Affinchè tu possa trovare il tempo per svolgere le tue attività e per poter fare ciò che ti piace, devi innanzitutto cambiare il tuo mindset cioè il tuo modo di pensare.

Il tempo ha un valore e una volta perso non lo potrai mai più avere indietro!

2_Impara ad essere consapevole!

Prova ad essere innanzitutto obiettivo con te stesso. Non hai tempo di fare questo o quello….ma quante volte sprechi il tempo che hai a disposizione facendo cose solo perchè trascinato dal momento? Essere spontanei è una bellissima cosa, ma spesso dietro questa voglia di “vivere per forza il momento” c’è molta inconsapevolezza.

Si buttano vie ore e giornate rincorrendo situazioni che alla fine fine non portano ad un bel nulla. La domande è: ne vale la pena?

Imparare ad essere consapevoli del tempo che si sta investendo è assolutamemnte indispensabile.

3_Organizzazione del tempo e l’uso del calendario

Usi il calendario? Per che cosa? Solo per gli appuntamenti dal medico o di lavoro?

Molte volte siamo abituati ad utilizzare il calendario per segnare appuntamenti ed eventi “extra”. Ma perchè non usarlo per pianificare in anticipo quello che dobbiamo fare?

Per questo tipo di approccio puoi usare sia un caledario cartaceo, che digitale. Come ti abbiamo già detto nella prima puntata di “Connettiamoci con il futuro” (QUI il link) esistono molti tool digitali che possono aiutare. Fra questi c’è sicuramente google calendario, semplice, intuitivo e soprattutto gratuito.

Il metodo che ti propongo si chiama “metodo a blocchi” e arriva dall’oltreoceano (QUI il link per approfondire l’argomento).

L’idea di base è quella di suddividere le attività che bisogna fare in “blocchi” (come studio, lavoro, etc) e di calendarizzare ognuno di essi in uno specifico arco di tempo della giornata. Ad ogni blocco viene associato un colore e ciò ti permetterà di vedere molto facilemente quanto tempo dedichi ad ogni attività.

Ci sono tante varianti nell’uso di questo metodo e all’inizio potrebbe sembrarti il tutto più complicato di quello che è in realtà.

Nel link che ti ho lasciato troverai l’approfondimento su questo argomento e in questo post il mio obiettivo è farti vedere come lo uso io e come mi ha aiutato. Ecco un esempio molto esaustivo e semplificato di come programmo la mia settimana con questo metodo:

Time blocking

Innanzittutto io NON scrivo nel calendario TUTTO ciò che faccio e le singole attività. Lavorando otto ore al giorno, avevo sempre l’impressione di non avere tempo per altro. Il calendario, oggettivamente, mi dice altro. Da qaundo ho incominicato ad utilizzare questo metodo mi sono resa conto di avere “per magia” altre ore a disposizione!

Come mai? Con questo metodo non farai la scoperta dell’acqua calda ma ti aiuta a capire qual’è la differenza fra la PERCEZIONE del tempo che hai a disposizione rispetto a quello che hai OGGETTIVAMENTE.

Come ti accennavo, ci sono molti modi per usare questa metodologia, infatti si può stratificare questo concetto a più livelli. Nel corso degli anni ho adattato questa metodologia durante il dottorato (quando sei tu a dover decidere cosa e quando fare) e ora che lavoro a tempo pieno (quando la tua giornata ruota attorno gli orari lavorativi).

Ecco i vantaggi che ho trovato con questo metodo:

Caso 1: Da studente

  • Inizio e fine del momento di studio: essere studenti universitari significa spesso dedicarsi 100% al proprio percorso universitario. La mente non è mai in riposo e questo a lungo termine può diventare un grosso problema. Bloccare sul caledario un arco di tempo traccia una linea netta che consente di dedicarsi a se stessi e libera da inutili sensi di colpa
  • Aiuta la concentrazione: il metodo dei blocchi incoraggia a pianificare attività piacevoli al di là dello studio. Ciò rimanda a qualcosa di positivo da dover compiere per te stesso. In questa ottica sarà più facile per te focalizzare la tua attenzione in un arco di tempo prestabilito
  • Hai facilmete una visuale di insieme: con questo metodo puoi facilemente controllare a quale materia/esame hai dedicato più tempo ed eventualmente cambiare i tuoi ritmi. In questo modo potrai migliorare la QUALITA’ delle ore di studio senza necessariamente intaccarne la QUANTITA’ totale nell’arco della settimana.

Caso 2: Da lavoratore

  • Il lavoro è il lavoro, la vita è la vita! Il metodo dei blocchi ti aiuta ad analizzare il tempo che oggettivamente hai al di là del lavoro. Tutto ciò ti darà un senso di libertà e il lavoro ti sembrerà sicuramente meno opprimente: sei tu a decidere per te!
  • Hai modo di rivedere e riaddattare le tue abitudini. Siamo intraprendiamo le nostre azioni quotidiane (l’ora in cui ci alziamo, quando e cosa mangiamo) in modo meccanico, senza rendercene conto. Alcune abitudini possono essere in contrasto con le fasi di vita che stiamo vivendo. Pianificare in anticipo permette di dare vita a nuove abitudini che aiuteranno a ridurre lo stress (QUI il link per approfondire)

Bene, noi speriamo che con questo metodo tu abbia trovato un modo semplice ed alteranativo per aiutarti con la gestione ed organizzazione del tempo anche grazie ai tool digitali (QUI il link in cui parliamo dei vantaggi dei tool digitali)

Questo è solo un piccolo esempio pratico di come poter migliorare la propria giornata con poco. Cosi come ti abbiamo raccontato nella prima puntata della nostra rubrica “Connettiamoci con il futuro” il digitale è qui per rimanere. Sta a noi conoscerlo ed usarlo a nostro vantaggio 🙂

Torneremo sicuramente a parlare su questa piattaforma di gestione del tempo!

Intanto io e Melinda ti aspettiamo sulle pagine facebook di “Metodi&Strategie” e de “Il quadernino

Ciao e alla prossima Puntata! 🙂

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