Tool digitali per l’organizzazione

Tool digitali per l’organizzazione

Quante volte ti sei ritrovato a cercare disperatamente il foglietto su cui avevi segnato un appuntamento? La chiavetta USB rotta? Guarda caso, accade nel momento meno opportuno, proprio quando devi fare una presentazione power point…e..si..la presentazione l’avevi salvata unicamente sulla chiavetta!

Se sei stanco anche tu di ritrovarti in queste situazioni, seguici! In questo post ti parliamo dei tool digitali per l’organizzazione!

P.S: Non hai tempo di leggere questo post? Ascolta quello che abbiamo da dirti tramite la puntata 01 della nostra rubrica podcast “Connettiamoci con il futuro”; un progetto in collaborazione con il blog “Il Quadernino” .

Ascolta la nostra puntata tramite spotify o direttamente qui sul blog! 🙂

Connettiamoci con il futuro P01

Internet non è solo intrattenimento

Ho sempre amato le agende e la cancelleria in generale. Ho 33 anni e appartengo a quella generazione che oserei dire “di transizione” per per ciò che riguarda l’uso di internet e dei sistemi digitali.

Ho incominciato ad usare il primo cellulare (un indistruttibile Nokia) all’età di 15 anni. A quei tempi (sembra passata ormai una vita) fra noi amici usavamo comunicare con uno squillo, segno di saluto e di interesse.

I messaggi erano ancora poco utilizzati, soprattutto perché era possibile inviarli con un numero definito di caratteri. Durante  l’adolescenza le persone delle mia generazione sono state travolte dalle continue novità tecnologiche; internet era un mondo nuovo e affascinante ma lo si associava in genere solo all’intrattenimento.

Molte persone della mia generazione e non solo, continuano a vedere internet solo come un ottimo sistema di comunicazione e di passatempo.

Internet è ormai accessibile alle famiglie da più di 20 anni e con esso, tutte le piattaforme digitali che possono aiutare nella gestione personale e lavorativa.

Se anche tu sei stanco del disordine e vuoi semplificarti la vita con i tool digitali, devi innanzitutto approcciare a questi strumenti in modo critico. Non sono un passatempo, sono dei veri e propri strumenti che possono supportare la tua quotidianità ed evitarti inutili stress.

I vantaggi dei tool digitali per l’organizzazione

Se non sei abituato ad usare app o tool per l’organizzazione del lavoro e della vita famigliare, la transizione dal cartaceo al digitale può essere complicato. Quindi non disperare se all’inizio pensi di andare in confusione! 🙂

Ma partiamo dalle basi: cosa si intende per tool digitali? I tool digitali sono delle piattaforme online a cui è possibile accedervi creando un account in cui generalmente basta inserire solo nome, indirizzo email e password

Ecco i 3 principali vantaggi che hai con le piattaforme digiali rispetto al cartaceo:

  • Automatismo: in molti tool digitali è possibile sincronizzare la l’email con il calendario. In questo modo quando hai un appuntamento (o quando ad esmpio hai prenotato un volo), puoi salvare direttamente l’orario e il luogo dell’incontro sul calendario senza doverlo fare a posteriori e rischiare di dimenticarmene
  • Notifica: in questi sistemi é possibile aggiungere opzioni di reminder che ti ricordano in anticipo un appuntamento o un attività da svolgere.
  • Accessibilità : basta essere connessi ad internet e hai ovunque accesso alle informazioni di cui hai bisogno.

Da quali tool digitali incominciare?

A questo punto entriamo nel “vivo” della nostra puntata! 🙂 Ecco una serie di tool digitali semplici da usare. In generale, molte di queste piattaforme possono essere usate gratuitamente e spesso hanno delle funzionalità aggiuntive a pagamento.  

Google

Ebbene si! Spesso non ci accorgiamo delle cose che abbiamo sotto gli occhi! Google racchiude in sé tutte le caratteristiche positive di cui ti parlavo. Una volta che hai creato il tuo account google puoi avere accesso ad una serie di funzionalità molto utili. Partendo in alto a destra, vicino al vostro nome, puoi creare documenti in formato word, excel e puoi addirittura preparare delle slides per presentazioni power point. Una vera rivoluzione se sei uno studente o un professionista che deve regolarmente dar vita a documenti e reports! Ecco dove trovare tutte le funzionalità aggiuntive di google! 🙂

Una volta che sei entrato nella posta elettronica di goole, vai in alto a destra e clicca accanto al tuo nome (1):

A questo punto si apriranno tutte le funzionalità relative al tuo account google. Se vuoi creare dei documenti, scorri verso il basso la barra che hai a destra (2):

Fra le diverse funzionalità troverai la sezione “Docs” (3):

Aprendo il riquadro “Main menu” (4) potrai avere a disposizione tutti i formati di cui hai bisogno, fra cui le slides per le presentazioni power point:

Trello

Se hai bisogno di un taccuino digitale su cui annotare pensieri, schizzi, idee credo proprio che Trello faccia al caso tuo.

Grazie a trello puoi creare delle bacheche virtuali e settorializzare le tue idee dandone ordine e logica. In questo modo avrai occasione di scrivere un appunto e “categorizzarlo” in un determinato contesto. Tutto ciò ti permetterà di dare un ordine e d una priorità agli appunti che hai preso.

Ecco come ti appare la schermata una volta effettuato il Log in:

Con trello puoi creare una serie di lavagne, all’interno dei quali puoi creare sottosezioni e “cards”(eccoti un esempio di lavagna con diverse bacheche):

 L’aspetto molto utile di questa applicazione è che puoi spostare l’ordine delle card e per ognuna di esse puoi aggiungere degli appunti aggiuntivi:

Onenote

OneNote è un app per prendere appunti e si può scaricare gratuitamente dagli store. Una volta scaricata si dovrà solo accedere con il proprio Account Microsoft e si può avere la possibilità di prendere appunti, di organizzarli e di condividerli con i collaboratori. In questo caso è possibile creare un vero e proprio blocco degli appunti, dove magari nella prima pagina possiamo trovare la To-Do List del team, seguite da varie pagine per ogni sezione del progetto. QUI puoi trovare un ulteriore approfondimento dell’applicazione 🙂

Approfondimento: il salvataggio e sincronizzazione dei dati

Salvataggio

Come ti accennavo all’inizio del post, salvataggio e sincronizzazzione dei dati sono gli aspetti vincenti dei tool digitali. Durante la nostra chiacchierata podcast approfondiamo con Melinda il tema del salvataggio in cloud dei dati, un argomento essenziale per chi, come lei, decide di lavorare il remoto!

Ma partiamo dalle basi: cosa significa lavorare o salvare dati nel cloud? La cosiddetta nuvola. Il cloud è uno spazio di archiviazione disponibile su internet e accessibile da qualunque parte del mondo, in qualunque momento, ammesso che si abbia una connessione Internet. Il salvataggio di dei propri file online permette di accedervi ovunque, con qualunque dispositivo, compreso il cellulare. Ma i vantaggi non finiscono qui! Pensiamo che abbiate iniziato una collaborazione con un vostro cliente che però in quel momento si trova fuori per lavoro e vogliate mostrargli i progressi del vostro lavoro. Le opzioni sono 2:

  • Mandate al cliente ogni giorno un’email con i progressi del giorno e con pesantissimi file in allegato
  • Condividere una cartella in cloud in cui potrete tenere in “giornale” dei progressi, i file del progetto e magari amache una piccola to-do List concordata con il cliente. Una volta creata la cartella basterà condividerla con il cliente e così entrambi avrete accesso all’intera documentazione del progetto.

L’archiviazione cloud e la possibilità di lavorare contemporaneamente su un file anche se ci si trova in posti diversi sta diventando sempre più popolare e di uso comune, anche data la crescita di persone che lavorano come freelance o da remoto.

Uno degli strumenti più usati per usare le tecnologie cloud è sicuramente il cellulare o per meglio dire gli smartphone. Per organizzarsi, prendere appuntamenti, fare ricerche o addirittura lavorare: ormai lo smartphone è un vero e proprio assistente personale che può (e deve) aiutarci nelle nostre attività.

Sincronizzazione

La sincronizzazione con le varie App permette di organizzare la propria vita professionale e non solo nel giro di un paio di click. Un ottimo sistema è la sincronizzazione tramite il sistema iOS a questo sistema operativo è possibile ad esempio, prenotare dei biglietti da applicazioni come EasyJet o Flexibus ed avere direttamente il salvataggio automatico dei biglietti. Le relative informzioni (oario, giorno) vengono aggiunti direttamente sul calendario; un ottimo modo per avere tutto sotto controllo e senza stress!

E per concludere, tutti questi dati sono sempre visibili nella parte Widget di IOS e mo basta scrollare verso destra per avere un quadro completo del mio viaggio. Basta con mappe, cartelli e piene di foglie e fogliettini: per prendere un aereo basta il cellulare e un documento 🙂

Bene, noi speriamo che questi consigli ti siano stati utili! Conoscevi queste applicazioni? Hai provato ad usarne altre? Cosa pensi in generale dei tool digitali per l’organizzazione?

Scrivici e dicci la tua! Noi intanto ti salutiamo e ti aspettiamo alla prossima puntata dello show “Connettiamoci con il futuro”!

A presto!

Marie e Melinda

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