Presentazione powerpoint: come VENDERE le tue idee!

Devi fare una presentazione powerpoint? Prima ancora di accendere il computer devi sapere cosa vuoi dire ed avere una chiara idea del tuo obiettivo. In questo post ti spiegherò come strutturare le slides di una presentazione power point per vendere al meglio le tue idee!

Cosa imparerai in questo post

Esporre un progetto tramite una presentazione power point è una delle classiche metodologie usate in ambiente universitario e professionale. Indipendente quindi dal fatto che tu sia uno studente, un ricercatore o un manager, è essenziale che tu sappia realizzare una presentazione che colpisca nel segno.

La presentazione power point nasce con l’idea di raccontare una storia o una idea attraverso l´utilizzo di singole slides e con l’obiettivo di catturare l’attenzione del pubblico. In questo post NON troverai informazioni riguardanti l’utilizzo del software powerpoint; ecco cosa imparerai in questo post:

  • Quali sono i 3 modelli di presentazione più utilizzati
  • Come strutturare le slides per ognuno dei 3 diversi tipi di presentazione
  • I 5 punti essenziali da tenere in considerazione perevitare i classici errori nella realizzazione delle slides

Premessa: esporre le proprie idee tramite una presentazione NON è facile!

Preparare una presentazione può essere davvero complicato, soprattutto se non se ne ha l´ esperienza. Una delle difficoltà maggiori è quella di riassumere i concetti essenziali e saperli esprimere. In ambiente universitario una buona presentazione power point (nel caso di discussione tesi, conferenze, workshop) ha un tempo medio che oscilla fra i 10-20 minuti.

Se sei alle prime armi, so che l´idea di riassumere il proprio lavoro in un così ristretto arco di tempo possa risultare estremamente complicato.

Ti capisco benissimo. La prima volta che ho dovuto fare una presentazione power point è stata quando ho discusso la mia tesi per la laurea triennale. Sono passati 10 anni ma ricordo perfettamente le difficoltà che ho avuto nel racchiudere in poche slides e poco tempo (20 minuti) i 6 mesi di lavoro svolto in laboratorio. La cosa è stata ancora più complicata nel caso della discussione per la laurea specialistica. Avevo anche in questo caso 20 minuti a disposizione….ma per esporre il lavoro di ben 2 anni di progetto! Dopo la laurea ho continuato a fare tantissime presentazioni prima, durante e dopo il mio dottorato di ricerca. Anche ora che lavoro in azienda, continuo ad esporre concetti e idee utilizzando presentazioni powerpoint e nonostante abbia acquisito una certa sicurezza, devo dire che ogni volta è per me una nuova sfida.

Dunque, ma perchè ti sto dicendo tutto questo? Per condividere con te 3 concetti base molto importanti che ho imparato in tutto questo tempo:

  1. Sii onesto con te stesso e pensa al tempo che realmente ti serve per preparare la tua presentazione
  2. Se hai già incominciato a creare una presentazione ma sei una fase di “stallo”, bloccati e  spegni il computer! Spesso in questi casi il problema è che non hai chiaro il messaggio che vuoi comunicare. Prova a riassumere il tuo concetto chiave in una frase, se per il momento hai difficoltà…è inutile che ti metti di nuovo di fronte al computer!
  3. Esporre idee tramite una presentazione non ammette la timidezza. Puoi fare la slides migliori del mondo, presentare dati fighissimi, ma se non hai la “faccia tosta” di esporli in modo sicuro e deciso…bhè sappi che andrai incontro ad un fallimento. In poche parole: la tua presentazione deve essere uno show! Mettiti in testa che non devi semplicemente esporre una idea, ma devi VENDERLA!

PS. Abbiamo parlato dell’importanza di vendere le proprie idee in campo internazionale, nell’intervista podcast fatta al Dr. Matteo Broggi, vice-direttore all’istituto per il rischio e affidabilità all’università di Hannover. Clicca QUI per andare direttamente all’intervista!

Bene, fatta questa (lunga) ma doverosa premessa, incominciamo!

I 3 generi di presentazione e la sequenza narrativa

Affinché tu possa strutturare le tue slides in modo efficace, devi innanzitutto pensare alla tua presentazione come ad una storia da raccontare su un set cinematografico con un un inizio, un momento di suspance (o corpo della presentazione) e infine la risoluzione. 

Una volta che hai identificato il messaggio che vuoi trasmettere in questi 3 passaggi essenziali, devi pensare a quale “genere” di film vuoi girare: si tratta di un film romantico, di un dramma? Devi provare a fare esattamente la stessa cosa con la tua presentazione. 

L’ esposizione di un racconto tramite slides può essere distinta in 4 “generi” o categorie: 

  • Esplicativa: usata classicamente all’università per esporre un concetto basato su dei dati numerici
  • Informativa: usata con lo scopo di avvisare o “fare annunci”
  • Persuasiva: utilizzata se il tuo obiettivo è quello di convincere qualcuno di qualcosa

Considerando lo scopo che vuoi raggiungere, a quale categoria appartiene la tua presentazione? 

Analizziamo passo passo ognuna di queste 3 categorie e vediamo come realizzarle al meglio!

Presentazione Esplicativa

La presentazione esplicativa è quel classico modello di presentazione utilizzato durante le conferenze o per esporre il proprio lavoro di tesi magistrale e del dottorato. 

Caratteristica essenziale  di questo tipo di presentazione è legata all’unicità del suo contenuto.  Contrariamente agli altri modelli di presentazione, infatti, questo è il solo in cui vengono spiegati concetti inediti, che non si possono ancora trovare altrove e che rispondono ad una e unica specifica domanda. 

Gli elementi chiave di questo tipo di presentazione sono i dati o fatti inequivocabili che supportano un ragionamento.

Come strutturare una presentazione esplicativa:

Presentazione Informativa

La presentazione informativa è adoperata sia in campo universitario che lavorativo.

Contrariamente alla presentazione esplicativa in questo tipo di esposizioni non è necessario presentare dati numerici o “fatti” che supportano una determinata linea di pensiero o di ragionamento e le informazioni non sono “inedite”.

Tipici esempi di presentazioni informative sono quelle che espongono:

  • Come si fa a fare qualcosa
  • Un evento storico
  • Orientamento per i dipendenti/studenti (quando in azienda, ad esempio, si spiega la struttura e regole dell’impresa o quando all’università vengono date generali informazioni sui corsi)

Come strutturare una presentazione esplicativa:

Presentazione Persuasiva

Come ti ho precedentemente accennato,  la presentazione persuasiva è utilizzata per:

  1. Cambiare l’opinione che il tuo pubblico ha di una determinata idea o su un evento (ad esempio sulla politica, società ecc) 
  2. Convincere gli ascoltatori a fare una determinata cosa (ad es comprare dei prodotti che stai promuovendo)

Spesso questo tipo di presentazione viene confusa con una presentazione di tipo informativo, perché, in effetti, anche in questo caso vengono esposte delle informazioni. La differenza sostanziale è che le informazioni esposte in una presentazione di tipo persuasivo sono utilizzate per creare un argomento di discussione. L’idea è di indurre l’interlocutore a svolgere una determinata azione tragettandolo da uno stato di pensiero “A” ad uno stato di pensiero “B”.

Come strutturare una presentazione esplicativa:

L’importanza del Design

Esporre un concetto tramite una presentazione significa catturare l’attenzione del pubblico tramite la visualizzazione di una immagine. Considerando ciò va da sè che la cura del design è importante tanto quanto il contenuto.

In questa sezione del post è darti le basi essenziali che ti permetteranno di evitare gli errori più comuni

Partiamo subito!!!

1_Evita come la peste i formati automatici di powerpoint!

Togliere gli automatismi di powerpoint è la prima cosa che devi fare appena accendi il programma. La slides che devi comporre devono essere una “tela bianca”. Avendo a disposizione una slides senza pre-formattazioni, avrai la libertà di poter aggiungere personalità alle tue slides già a partire dalla prima. Ti faccio un esempio pratico:

2_Fai attenzione al carattere (il font) da utilizzare

Innazitutto la costanza. Una volta che hai deciso di utilizzare un carattere, controlla che ci sia coerenza in tutte le slides che hai preparato. Se ci fai caso, infatti, power point imposta in automatico il font “Calibri (Body) fra una slides e l’altra. Se vai nella pagina ufficiale di microsoft, puoi trovare come impostare in automatico il carattere che hai scelto.

Potremmo spendere ore a parlare del tipo di font da utilizzare, ma in questo o contesto mi soffermo su ciò che devi evitare in assoluto.

Ciò che scrivi nelle slides deve essere facile da leggere, evita quindi tutti quelli stili handwriting che se da un lato sono “simpatici” dall’altro sminuiscono la serietà del tuo lavoro (oltre ad essere poco immediati per la lettura).

Vanno quindi priviliggiati i caratteri cosidetti “aperti”, quelli cioè in cui vi è una certa distanza fra ogni singola lettera:

Fra i caratteri “classici” utilizzati nelle presentazioni vi sono: Arial, Sans, Times New Roman.

3_Attenzione alla presentazione dei grafici

Esporre dati è sicuramente un aspetto importante della presentazione. Generalmente i grafici che si usano sono il risultato di calcoli fatti con excel, il cui automatismo di impostazioni ci dà un effetto che è a dir poco orrendo.

Facciamo un piccolo esempio: presento un grafico in cui voglio far vedere quale proteina è maggiormente prodotta dalle cellule in risposta ad un determinato agente chimico.

A questo punto ti mostro quello che si ottiene in automatico dal programma excel e lo confrontiamo direttamente con un modello di grafico da mostrare in una presentazione che si rispetti:

Come puoi osservare, fra le due immagini c’è una grossa differenza visiva! Affinchè tu possa migliorare il tuo grafico, devi sempre tenere presente che hai solo una manciata di minuti per spiegare i dati che stai mostrando. Ciò che ti interessa comunicare è il “quadro generale” dei dati ottenuti, mostrando l’essenziale.

Nell’esempio che ti ho proposto il messaggio principale è : “la proteina “G” è la proteina maggiormante prodotta dalle cellule in risposta allo stimolo X. Fine della storia.

Passaggi da seguire per migliorare i tuoi grafici

Ecco i passaggi chiave che devi tenere in conto per migliorare la qualità e quindi l’immediatezza visiva dei tuoi grafici:

  • Le assi x e y devono essere chiaramente visibili, quindi modifica il colore gra grigio a nero
  • Cambia il Font delle assi afficnhè sia coerente con il carattere usato nelle altre slides
  • “Pulisci” il background dei tuoi grafici ed elimina qualsiasi dettaglio che possa distrarre l’interlocutore
  • Ricordati sempre di specificare cosa stai mostrando sulle assi x e y
  • Circoscrivi le barre dei dati ottenuti affinchè queste siano più evidenti anche a lunghe distanze
  • Modifica l’ovvio colore blu delle barre in modo da dare un ulteriore tocco di personalità e cura

4_Uso degli elenchi puntati e/o numerati

Non c’è cosa peggiore che parlare e mostare allo stesso tempo una slide piena di elenchi puntati e/o numerati!

In questo caso, a chi o a cosa il tuo pubblico deve dare priorità? A te che parli o alla lettura dell’elenco di frasi che gli proponi?

A volte è indispensabile usarli (soprattutto nelle slides di conclusione) e per ovviare a “distrazioni” ricordati di:

  • non mostrare un elenco di 3 massimo 4 frasi per slides
  • usa le animazioni per far apparire le frasi quando lo decidi tu affinchè esse siano un supporto al tuo discorso

Un’altra cosa che puoi fare è quella di evitare una slides fatta di sole frasi stile “lista della spesa”. Cerca anche in questo caso un TUO stile:

5_Come usare le immagini nelle slides

L’uso delle immagini è un aspetto molto importante nelle presentazioni power point e per questo è necessario saperle usare con consapevolezza.

Le immagini devono essere utilizzate per catturare l’attenzione del tuo pubblico ed enfatizzare un concetto. Devi pensare al significato che vuoi trasmettere ed evitare di usare figure, disegni o fotografie per “riempire” gli spazi vuoti o (peggio ancora) per “abbellire” le slides.

Esempio pratico: vogliamo spiegare che “il bongo è uno strumento musicale usato in Africa nei villaggi durante le cerimonie”.

In questa frase ci sono molte parole chiave che possono essere utilizzate per enfatizzare il concetto. Abbiamo infatti “Africa”, “bongo” e “villaggi”. Non di rado in queste situazioni si vedono slides come questa:

Si tratta di una slides che induce confusione, Cosa si vuol trasmettere? Si vuole focalizzare l’attenzione sulle tradizioni in Africa? Sulle cerimonie nei villaggi africani? Si vuol spiegare che cos’è il bongo?

Per ogni slides ricordati di voler trasmettere uno ed un unico concetto.

Se il tuo intento è, ad esempio, di spiegare “che cos’è il bongo” la slide più corretta in questo caso è:

 

Bene, siamo arrivati alla fine di questa piccola guida. Io spero che ti sia stata utile e come sempre, se hai domande sull’argomento o vuoi approfondire di più qualche aspetto, contattami tramite i social o scrivimi all’indirizzo email: metodiestrategie@gmail.com

Alla prossima!!

Maria

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