Strategie per organizzare le riunioni di lavoro

Le riunioni sono uno degli strumenti maggiormente utilizzate nel mondo lavorativo e costituiscono una delle forme più ovvie di comunicazione fra i dipendenti. Queste sono organizzate con l’obiettivo di definire attività e promuovere l´efficienza del gruppo di lavoro. Diversi articoli di ricerca nel contesto del business, tuttavia,  hanno dimostrato che la maggior parte delle riunioni lavorative sono improduttive e che costituiscono una delle maggiori fonti di spreco economico. Secondo un interessante articolo di J.L.Geimer (seguendo questo link puoi scaricare gratuitamente l’articolo in lingua inglese) l’inefficienza delle riunioni è strettamente legata ad una mancanza di organizzazione della della stessa e al conseguente mancato coinvolgimento dei partecipanti. Risultato? Secondo un sondaggio di Doodle, una perdita economica che va dai $33 BN ai $399 BN nel 2019 . 

I risultati ottenuti dimostrano chiaramente la necessità di adottare delle tecniche adeguate per la preparazione delle riunioni lavorative. 

Analizziamo a questo punto le 6 strategie da utilizzare per aumentare al massimo l’efficienza di meeting minimizzando i costi. 

1_Chiediti innanzitutto se è necessario fare un meeting

Le riunioni inutili sono una delle prime fonti di spreco. Gli incontri fra gli impiegati (sia di persona che virtuali) devono essere considerati innanzitutto come un momento di necessaria interazione attiva fra i partecipanti e da cui si ottengono decisioni chiare e piani di lavoro. 

Considerando ciò sono quindi da evitare:

• Riunioni cosiddette “informative”, in cui i partecipanti vengono al corrente di decisioni già prese. Per questo tipo di comunicazioni esistono le email. 
• Riunioni in cui si necessitano Feedback per la revisione di documenti. Fatta eccezione per documenti con dati sensibili. Anche in questo caso infatti, la raccolta delle necessarie informazioni tramite email o piattaforme digitali per la condivisione di documenti possono costituire una valida alternativa alle classiche riunioni.

Se vuoi avere una metodologia più oggettiva e che ti aiuti a capire i pro e contro nell’organizzazione di una riunione, puoi aiutarti con dei “calcolatori di meeting”. Si tratta di tools a applicazioni che puoi facilmente utilizzare per calcolare i costi di ogni riunione rispetto al tempo e al salario dei partecipanti. La maggior parte di questi app e tool disponibili sul web sono per il calcolo della valuta in dollari, ma puoi fare tranquillamente la conversione usando i classici convertitori di valuta. Te ne propongo un paio, per darti una idea generale:

Calcolatore per singoli meeting:

Il primo calcolatore automatico che ti propongo è quello offerto è messo a disposizione dall’Harvard Business Review:

Si tratta di un calcolatore estremamente semplice e basico che calcola il “valore” monetario di un singolo meeting considerandone la sua durata e il salario medio dei partecipanti all’incontro. Non vi è il calcolo aggiuntivo di altre spese come viaggi e il vitto, ma è sicuramente un metodo semplice ed intuitivo che ti permetterà di valutare il minimo costo del meeting che vuoi organizzare.

Calcolatore di meeting annuale

Se hai bisogno di un reso conto più approfondito delle spese che tu o la tua azienda avete dovuto affrontare per i meeting organizzati, ti propongo quello offerto dal sito calculators.org: 

Si tratta di un calcolatore molto completo che ti permette di avere un quadro generale dei meeting organizzati nell’arco di un anno. In questo caso è possibile aggiungere i costi per i viaggi e altre spese aggiuntive.

2_Comunica le tue aspettative per il meeting che stai organizzando

La motivazione è l’elemento chiave per una riunione efficace. Affinché i partecipanti si sentano direttamente coinvolti, è necessario che abbiano bene in chiaro del perchè la riunione si sta svolgendo e in che cosa possono attivamente contribuire. La preparazione di una agenda è quindi essenziale. Ma partiamo dalle basi: che cos’è l’agenda di una riunione? L’agenda di una riunione è una lista molto dettagliata degli argomenti che si andranno a discutere durante l’incontro; per per ogni tematica sono inoltre chiaramente definiti:

• Il tempo da dedicarci 
• Eventualmente il nome della persona responsabile
• La richiesta di informazioni specifiche

È molto importante inviare l’agenda a tutti i partecipanti qualche giorno prima della riunione. Avendo in anticipo le tematiche, le persone si sentiranno attivamente coinvolte e, qualora necessario, avranno quindi anche il tempo di reperire le informazioni chiave per l’incontro.

Nel caso di piccole riunioni (30 min-1h) non è necessario dare un´agenda stampata, se invece ti ritrovi a dover organizzare un meeting più lungo, la consegna di una agenda cartacea costituisce una sorta di linea guida che permetterà ai partecipanti di non perdersi durante l´incontro.

3_Hai invitato al meeting le persone giuste?

Il meeting non è un evento di socializzazione, ma un incontro in cui devono essere prese delle decisioni in relazione ad una determinata tematica. Affinché tu possa organizzare un meeting in modo efficiente, incomincia con il selezionare i possibili partecipanti tenendo  in considerazione il ruolo che hanno all’interno del progetto e le tematiche che hai programmato nell’agenda.  

Per ogni riunione, le persone possono essere “classificate” in 4 gruppi. Nella tabella che ti propongo ti ho descritto quali sono i ruoli delle persone appartenente ad un determinato gruppo e le azioni da svolgere. 

4_La riunione incomincia sempre quando mandi l’invito ai partecipanti

Un modo per rendere efficace un meeting è ad esempio quello di chiedere le informazioni ancora prima che il meeting abbia inizio. Ciò ti permetterà di avere un quadro generale dei feedback e potrai quindi indirizzare in modo più efficace il confronto fra i vari partecipanti. Documenti, presentazioni, materiale da consultare: chiedi tutto prima e prepara anticipatamente tutto ciò che eventualmente vuoi mostrare in modo ordinato e schematico.

5_Conduci attivamente la riunione e specifica quando il meeting sta finendo

Sii il moderatore del meeting che tu stesso hai organizzato! Valuta la metodologia comunicativa più appropriata da utilizzare considerando: audiance e il motivo della riunione. 

Se, ad esempio, durante il meeting sai che ci sarà una attiva interazione fra i partecipanti (stile workshop, con lavori diviso in piccoli gruppi), potresti pensare di utilizzare lavagne o poster.

Se invece devi affrontare una classica riunione, puoi preparare una presentazione power point. 

Per ogni tematica discussa riassumi una conclusione e specifica e/o identifica la persona responsabile per un determinato compito.

Quando stai per concludere la riunione, inoltre, specifica se tutti i punti programmati nell’agenda sono stati toccati e quali punti devono essere dicussi

6_Continua a motivare i partecipanti anche dopo il meeting

Una volta che il meeting si è concluso è necessario mettere “nero su biaco” le decisioni prese in un meeting minutes. Ti ho parlato dell’importanza di un verbale di una riunione e dei passaggi da seguire per scriverlo in modo efficace in un post dedicato (qui il link). 

Una volta che hai mandato il meeting minutes è importante che questo sia facilmente consultabile da tutti i partecipanti

Se stai lavorando a progetti molto estesi nel tempo e con persone fisicamente dislocate in diversi uffici o nazioni, il semplice meeting minutes non basta. Oggi ci sono delle piattaforme digitali che ti consentono di:

• Mantenere il “quadro generale” della situazione
• Permettere ai partecipanti di porre modifiche tracciabili
• Motivare rendendo attivamente partecipi tutte le persone coinvolte

E tu, attuavi già alcune di queste strategie? Come organizzi i tuoi meeting? In cosa trovi maggiormente difficoltà? Parliamone! Mi fa piacere leggere i tuoi commenti! Contattami e scrivimi all’email info@metodiestrategie.com, a presto!!

Maria