Come scrivere il verbale di una riunione aziendale

Vuoi migliorare l’efficienza della tua impresa? Oppure hai progetti lavorativi che sono in una fase di “stallo”? Come ti ho già accennato nel post “strategie per organizzare le riunioni di lavoro” , creare una documentazione precisa e accurata delle decisioni prese durante le riunioni è uno dei passaggi cruciali per il miglioramento della produttività lavorativa. In questo post ti spiego perchè e come fare il verbale di una riunione aziendale in modo semplice ed efficace!

Ecco i punti essenziali che andremo ad affrontare in questo post:

• Perchè fare il verbale di una riunione
• Quali sono gli errori più comuni da evitare
• I 3 passaggi fondamentali per scrivere il verbale
• L’uso di piattaforme digitali per grandi progetti

Verba volant, scripta manent!

Perchè fare il verbale di una riunione

Uno dei primi modi per imparare a fare bene una cosa è darsi un perchè! Perchè è utile fare il verbale di una riunione? Non siamo abbastanza sommersi dai documenti?

La capacità di riassumere in modo chiaro e schematico le decisioni prese durante le riunioni è una delle competenze richieste in ambito lavorativo. Le riunioni sono una parte essenziale della comunicazione fra i dipendenti ed in campo manageriale, costituiscono la maggior fonte di investimento temporale ed economico.

È essenziale, quindi, creare una precisa e dettagliata documentazione che permetta di:

Dare “ordine” alle decisioni prese

Può capitare di ritrovarsi in riunioni molto lunghe. Se le conclusioni derivanti l´incontro sono chiare al momento, non è detto che lo siano con il tempo. Considera sempre che il nostro cervello non dovrebbe essere utilizzato che per ricordare ma per elaborare concetti. Mettere nero su bianco le decisioni prese permettono di dare ordine alle decisioni prese e di verificare possibili incongruenze derivanti riunioni prolungate nel tempo.

Revisionare strategie progettuali al fine di migliore la gestione di attività future

Nonostante l’iniziale pianificazione, spesso la dinamicità degli ambienti lavorativi impone la revisione delle strategie progettuali. Avere una chiara descrizione delle decisioni prese fino a quel momento permette di capire DOVE e soprattutto COSA cambiare rispetto alle tattiche usate in precedenza.

Dare una chiara struttura dell’organizzazione e del progetto

Come accennato in precedenza, gli ambienti lavorativi sono spesso molto dinamici. Non di rado, quindi, vi sono impiegati che passano da un progetto ad un altro o che decidono di intraprendere diverse strade professionali. Qual’è l’impatto che questi cambiamenti hanno sul progetto? Sono necessarie altre figure professionali? Il carico di lavoro è ancora sostenibile dagli altri impiegati? Queste e molte altre domande trovano risposta partendo da fatti certi e chiaramente documentati all’interno del meeting minutes.

Guidare verso una chiara direzione

Aziende multinazionali lavorano generalmente a progetti prolungati nel tempo. Più un progetto è lungo più potrebbe essere facile perdere la direzione.  Avere una documentazione dettagliata permette di chiarire quei “perchè” che hanno condotto ad intraprendere un determinato percorso rispetto ad un altro e di mantenere la visione dello scopo finale del progetto.

Dare protezione legale

l verbale di una riunione è a tutti gli effetti una documentazione ufficiale. Nel caso in cui debbano essere trattati dei dati sensibili, le decisioni i merito al loro utilizzo devono essere formalmente protocollate e all’eventuale disposizione di terze parti.

Partiamo dalle basi: NON fare come me!

Se è una delle prime volte che devi scrivere il verbale di una riunione (il famoso “meeting minutes”) e ti senti in difficoltà, credimi, ti capisco. Scrivere il verbale di una riunione NON è assolutamente semplice, soprattutto se non ne hai l’esperienza.

Ricordo quando mi fu affidato questo compito dalla mia capa tedesca. Avevo il terrore di non riuscire a scrivere tutto ciò di cui si sarebbe discusso e di non essere in grado di consegnare il verbale cosi come lei se lo aspettava, cioè: perfetto!!!

Quindi cosa feci secondo te?? Molto “saggiamente” mi preoccupai di prendermi un foglio bianco, controllai 30 volte che la penna funzionasse (ovviamente su un altro foglio!) e cercai di usare tutti i neuroni possibili per non farmi sfuggire neanche una parola. Risultato??? Una tragediaaaa. Pensavo di aver fatto un buon lavoro, di aver scritto tutto…bhè il giorno dopo mi ritrovai a riscrivere sul computer un ammasso di frasi prese in ben 2 ore di riunione e a cui difficilmente riuscii a dare una struttura.

Da allora sono passati 6 anni. In questi anni ho avuto modo di collaborare con istituti di ricerca, aziende e di essere responsabile di vari progetti. Con l’aumentare delle  responsabilità ho avuto modo di apprezzare l’ importanza del verbale e la necessità di imparare a scriverlo in modo semplice e strutturato.

La maggior parte delle persone crede che il verbale di una riunione sia semplicemente un modo per mettere nero su bianco ciò che viene discusso; un modo per creare una documentazione. Nella prospettiva di scrivere un verbale per una riunione di progetto, ciò è solo parzialmente vero.

Nel verbale di una riunione lavorativa il punto fondamentale non è scrivere TUTTO ma riportare gli steps che permettano di tenere traccia nel tempo del progresso del progetto/i a cui si sta lavorando.

I 4 passaggi fondamentali per scrivere il verbale di una riunione

Scrivere il verbale di una riunione aziendale significa scrivere in modo semplice, mirato e quindi dritto al punto. Affinchè tu possa farlo in modo efficace è necessario seguire 4 passaggi fondamentali

1_Preparasi prima che la riunione abbia luogo

Immagino tu conosca la famosa frase:

Chi ben comincia è a metà dell’opera

Non c’è nulla di più vero, soprattutto in questo caso. Affinchè tu possa svolgere al meglio il tuo compito, è necessario che tu abbia innanzitutto tutte le informazioni organizzative riguardanti il tuo meeting:

• Motivo della riunione
• Gli argomenti che verranno discussi
• Nome, cognome e ruolo dei partecipanti
• Dove
• Quando

Una volta che hai in mano queste informazioni puoi incominciare a schematizzare il tutto in una sorta di “tabella pre-meeting” (falla preferibilmente su word); in questo modo avrai il vantaggio di:

1. Focalizzare la tua attenzione solo sugli argomenti chiave che verranno trattati
2. Utilizzare questo modello per la verbalizzazione dei prossimi meeting

Un’altra cosa molto importante da fare è cercare di sapere in anticipo se ci saranno degli assenti. Certo non siamo a scuola, ma potrebbe essere necessario tenere al corrente anche gli assenti delle decisioni prese durante la riunione. Tutto dipende molto dal ruolo dei possibili assenti nel progetto e dalla generale organizzazione dell’azienda.

Ecco un esempio di layout da utilizzare per il tuo prossimo meeting.

Ho realizzato questo layout con word, tuttavia ti consiglio di utilizzare tool digitali più semplici ed intuitivi come Canva.

Canva oltre ad essere gratuito (cosa non da poco) offre una serie di layout pre-impostati e facilmente modificabili. Oltre ai layout per le riunioni puoi trovare modelli per la generazione di report giornalieri e finanziari. Prova a dare un’occhiata QUI. 

 

2_Avere un ruolo attivo durante la riunione

Sii parte attiva dell’incontro! Non rimanere in disparte, anzi! Durante le varie discussioni, fai presente a tutti che stai svolgendo questo compito e che hai la responsabilità di riportare delle decisioni che i partecipanti si erano in precedenza prefissati di prendere. Non di rado, infatti, capita di ritravarsi in meeting diperatamente lunghi e inconcludenti. Se sei ti ritrovi in questa situazione, proponi  in modo chiaro e diretto quella che potrebbe essere una soluzione vicina alla decisione finale. Molto spesso riassumere in questo modo un concetto “aiuterà” i partecipanti ad arrivare ad una conclusione.

3_Riportare feedback successivi alla riunione

Distribuisci dopo al massimo un paio di giorni il tuo verbale a tutti i partecipanti tramite email. Ti consiglio di utlizzare sempre un formato pdf del tuo verbale affinchè tu rimanga l’ unico/a responsabile di qualsiasi modifica.

Ps. Come spesso accade le cose più ovvie sono quelle che si dimenticano facilamente….non credi ci sia qualcos’ altro da aggiungere?? Il tuo nome!! 🙂

Bene, questi sono gli steps essenziali che ti serviranno per poter scrivere il verbale di una riunione aziendale. Ovviamente, è molto difficile riuscire a “standardizzare” la realizzazione di un documento di questo tipo. Molto dipende dalle riunioni in sè e dalla singole necessità progettuali e aziendali. Questi piccoli e semplici suggerimenti sono molto basici e sicuramente applicabili in diverse realtà imprenditoriali.

4_Supporto di tool digitali

Il mondo sta cambiando, e con esso anche la maniera di lavorare. Il digitale ha aiutato notevolmente l’organizzazione e la comunicazione fra gli stakeholders. Ho scritto un blog post dedicato all’utilizzo dei tool digitali, in cui ne descrivo i vantaggi e soprattutto te ne presento un paio del tutto gratuiti! 🙂 QUI il post per approfondire.

Riunioni da remoto: alla ricerca di qualche consiglio?

Il lavoro da remoto è ormai diventata una realtà. Quali sono i mezzi e le strategie più utili per organizzare al meglio il lavoro da remoto di un team? Come organizzare al meglio i meeting lavorando nella modalità Smart Working?  QUI il mio articolo sui 5 punti essenziali da tenere in considerazione per organizzare un meeting online di successo.

Hai domande? Scrivimi a info@metodiestrategie.com e seguimi sulla mia pagina Facebook.

A prestooo

Maria